Archiv für August 2025

Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Zulassung virtueller Eigentümerversammlungen im Oktober 2024 wurde eine langjährige Forderung des VDIV umgesetzt. Als Verband haben wir damit einen wichtigen Meilenstein für die Modernisierung und Zukunftsfähigkeit von Immobilienverwaltungen erreicht.

Virtuelle Versammlungen bieten eine zusätzliche Möglichkeit zur Beschlussfähigkeit von Gemeinschaften, bringen Flexibilität, entlasten Personal und machen innovative Arbeitszeitmodelle realisierbar. „Die virtuelle Eigentümerversammlung ist kein Selbstzweck, sondern Schlüssel zu mehr Innovation und Leistungsfähigkeit. Sie erhöht die Partizipation der Eigentümer, senkt die Belastung der Verwaltungen und macht Prozesse zukunftsfähig. Mit unserem Leitfaden geben wir den Unternehmen ein praxisorientiertes Instrument an die Hand, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten“, so VDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler. 

Aber: Technik, Vorbereitung und Kommunikation müssen stimmen. Seit Inkrafttreten des Gesetzes erreichten uns dazu zahlreiche Anfragen: Welche Software eignet sich? Welche Systeme sind stabil? Welche Anbieter liefern praxisgerechte Lösungen? Und was kostet es?

Um Mitgliedsunternehmen den Einstieg in digitale Versammlungsformate weiter zu erleichtern, haben wir einen Praxisleitfaden entwickelt und geben darüber hinaus einen Marktüberblick zu entsprechenden Softwarelösungen – von ERP-integrierten Lösungen über cloudbasierte Systeme bis hin zu lokal installierten Varianten.

Warum der Praxisleitfaden jetzt unverzichtbar ist und Kostenvorteile genutzt werden sollten:

Die Anforderungen an Vorbereitung, Technik und Kommunikation dürfen im Digitalisierungsprozess nicht unterschätzt werden. Der Praxisleitfaden unterstützt Immobilienverwaltungen mit Checklisten und gesetzlichen Hinweisen dabei, virtuelle Versammlungen rechtssicher und effizient umzusetzen. Er bietet Orientierung bei der Auswahl geeigneter Hard- und Software, berücksichtigt Datenschutzvorgaben und zeigt praxisnahe Wege, um technische Risiken auszuschließen. Ergänzend enthält er einen Marktüberblick über gängige Softwarelösungen – von ERP-integrierten Systemen bis hin zu spezialisierten Tools – und schafft damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Einführung virtueller Formate. Für die Mitgliedsunternehmen gibt es Vorteilsangebote der Anbieter zu deutlich geringeren Preisen. Die Angebote haben eine Laufzeit von sechs Monaten.

Der Praxisleitfaden steht ab sofort für VDIV-Mitgliedsunternehmen zur Verfügung unter: vdiv.de/publikationen

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ERP-Systeme bilden das digitale Fundament für die operativen Abläufe im Unternehmen und für kundenorientierte Prozesse. Mit einem durchschnittlichen Anteil von 55 Prozent am gesamten IT-Budget sind sie dabei mit Abstand der größte Kostenblock. Bei kleineren Verwaltungen klettert dieser Anteil sogar auf 62,4 Prozent. Zugleich steigen die Aufwendungen dynamisch: 70,6 Prozent der Verwaltungen berichten von höheren ERP-Kosten als im Vorjahr, im Schnitt um 27,6 Prozent. Zusätzliche Module für CRM, Kundenportale oder automatisierte Workflows verursachen darüber hinaus bis zu 40 Prozent Mehrkosten pro verwalteter Einheit.

Doch trotz dieser Investitionen genügen derzeit viele ERP-Systeme den gestiegenen Anforderungen nicht. Fehlende Schnittstellen, geringe Anpassungsfähigkeit und mangelnde Innovationskraft hemmen die digitale Transformation. Die Integration neuer Technologien wie KI oder automatisierter Prozesse ist in zahlreichen Systemen nur bedingt möglich, was dazu führt, dass viele Verwaltungen die Innovationsfähigkeit ihrer derzeitigen ERP-Systeme zunehmend in Frage stellen.

Eine Konsequenz daraus ist: 21 Prozent der Verwaltungen planen oder erwägen einen Anbieterwechsel, ein Schritt, der mit durchschnittlich 27 Prozent höheren IT-Ausgaben verbunden ist.

Vor allem kleinere und mittlere Verwaltungen stehen hier vor großen Herausforderungen: Sie tragen überdurchschnittlich hohe IT-Kosten pro Einheit, profitieren jedoch kaum von Skaleneffekten größerer Unternehmen. Dennoch sind diese Investitionen unverzichtbar, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Insgesamt liegen die IT-Anschaffungskosten bei kleineren Unternehmen um das 2,3-Fache über denen großer Verwaltungen. 

„Die Digitalisierung ist in der Branche angekommen. Trotz der hohen Kosten investieren die Unternehmen weiter in ihre IT-Struktur. Um wettbewerbsfähig zu sein, ist dies unabdingbar. Dabei sollten Prozessoptimierung und Skalierbarkeit sowie cloudbasierte Lösungen entscheidende Faktoren bei der Auswahl neuer Systeme sein“, VDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler. „Dieser Wandel kostet Zeit und Geld. Dabei kommt dieser nicht unbeträchtlich Wohnungseigentümergemeinschaften in der Optimierung ihres Eigentums zugute. Folgerichtig muss sich daher die Vergütung für die Verwaltung erhöhen“.

Die vollständige Studie sowie weitere Informationen zur Umfrage finden Sie unter vdiv.de/immobilienverwaltung/verwalter-monitor.

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