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Vorauszahlung

Betriebskosten-Vorauszahlung

Die Betriebskosten sind ein wesentlicher Bestandteil des Mietvertrages. Das Gesetz sieht zwar prinzipiell vor, dass für alle Aufwendungen in Bezug auf die Mietsache, der Vermieter zuständig ist, allerdings kann dieser einen Teil der „Nebenkosten“ auf den Mieter umlegen. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass dies wirksam im Mietvertrag vereinbart wurde. Allerdings sind die Betriebskosten in den letzten Jahren stark angestiegen, oftmals stärker als die jeweilige Nettokaltmiete, sodass Vorauszahlungen mitunter zu niedrig angesetzt sind. Auch nach der alten Regelung in § 4 MHG konnten Sie als Vermieter mit Ihrem Mieter Vorauszahlungen für Betriebskosten im Sinne des § 27 der II. Berechnungsverordnung in angemessener Höhe vereinbaren.

Diese Vorschrift nimmt § 556 BGB auf und gibt die Möglichkeit, zur gesonderten Abgeltung der Betriebskosten eine Pauschale oder Vorauszahlung zu vereinbaren. Eine Vorauszahlung liegt vor, wenn Ihr Mieter die konkret angefallenen Kosten auf der Grundalge einer späteren Abrechnung tragen soll und auf die Abrechnung einen bestimmten Betrag im Voraus – regelmäßig monatlich – an Sie als Vermieter zahlt.

Um eine Pauschale handelt es sich dagegen, wenn im Mietvertrag für die Betriebskosten ein bestimmter Betrag ausgewiesen ist, den Ihr Mieter unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch bzw. den tatsächlich angefallenen Kosten zu zahlen hat. Die Pauschale ist explizit keine Vorauszahlung, es muss also vermieterseitig nicht darüber abgerechnet werden. Allerdings kann bei exorbitant steigenden Nebenkosten eine Mehrbelastung daraus entstehen, wobei Sie bei Anpassungen die üblichen Fristen einhalten müssen. Ergeben sich hingegen Vergünstigungen, muss die Pauschale ab dem Zeitpunkt der Vergünstigung auch herabgesetzt werden.

Die Betriebskostenvorauszahlung und -abrechnung hat für beide Vertragsparteien viele Vorteile. Als Vermieter haben Sie die Verpflichtung, über die Vorauszahlung jährlich abzurechnen, diese Abrechnung müssen Sie Ihrem Mieter bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes mitteilen. Das ist mit Aufwand und, bei einer Beauftragung von Abrechnungsfirmen, mit zusätzlichen Kosten verbunden. Da diese Firmen allerdings nur als „Erfüllungsgehilfen“ agieren, haften Sie als Vermieter weiterhin für die form- wie fristgerechte Übersendung der Nebenkostenabrechnung. Versäumen Sie diese Frist, sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht verschuldet. Bei der Abrechnung der Betriebskosten haben Sie den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.

Die Höhe der Betriebskostenvorauszahlung

Grundsätzlich ist es so, dass die Höhe der Vorauszahlung so gewählt werden muss, dass sie als „angemessen“ gilt. Davon kann man ausgehen, wenn sie sich an den tatsächlich zu erwartenden Betriebskosten orientiert. Sie dürfen explizit an dieser Stelle nicht größer zulangen, um sich dadurch eine Art „Kredit“ zu verschaffen.

Gerade bei höheren Nachforderungen ist es im Anschluss notwendig, die Höhe der Vorauszahlung anzupassen. Der Mieter hat das Recht, den Betrag entsprechend herabzusetzen. Allerdings müssen Vermieter hierbei einige Sonderbedingungen einhalten, denn einen zu niedrig angesetzten Vorauszahlungsbetrag kann man nur dann erhöhen, wenn bereits über die Betriebskosten abgerechnet wurde. Und zwar form- sowie fristgerecht und nachvollziehbar für den Mieter.

Ein Tipp: Nehmen Sie eine jährliche Anpassung vor, um die Risiken einer größeren Nachforderung zu vermeiden.

Erhöhung der Betriebskosten-Vorauszahlung

Mit nur einem Satz erhöhen Sie die Vorauszahlungen Ihres Mieters.

Stellt sich nach Ihrer Abrechnung heraus, dass Ihre Vorauszahlungen zu niedrig sind, können Sie diese erhöhen. Das erlaubt Ihnen § 560 BGB.

Machen Sie aber nicht mehr Worte als nötig. Dieser Satz unter Ihrer Betriebskosten-Abrechnung genügt bereits:

Aufgrund Ihrer hohen Nachzahlung müssen wir leider die Vorauszahlungen beginnend mit dem ………. von bisher ………. Euro auf ………. Euro erhöhen (§ 560 BGB).

Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung ist laut Mieterverbänden eine der häufigsten Ursachen für rechtliche Auseinandersetzungen zwischen Mieter und Vermieter. Zum einen, weil die darin gemachten Angaben unvollständig oder schlicht falsch sind – zum anderen, weil straffe Verjährungsfristen gelten. Bei der Heizkostenabrechnung können schnell Fehler passieren, die vermieden werden können. Die häufigsten sind hier aufgeführt.

1. Formelle Anforderungen werden nicht erfüllt

Die Namen von Vermieter/Verwalter und Mieter müssen angegeben sein. Der Name der Abrechnungsfirma soll genannt sein, in jedem Fall der Abrechnungszeitraum. Die Frist zur Abrechnung beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraumes, sie beträgt zwölf Monate. Danach können Sie als Vermieter keine Forderungen mehr geltend machen beziehungsweise durchsetzen. Ausnahmen gibt es nur dann, wenn die Verzögerung nicht von Ihnen vertreten werden kann. Bei Bedarf können Sie die Heizkosten separat von den übrigen Nebenkosten abrechnen. Entsprechendes müsste nur im Mietvertrag vereinbart werden.

2. Angabe falscher Grunddaten

Kontrollieren Sie das Grunddatenblatt! Bestandteile sind: die einzelnen Nutzeinheiten mit Grüße und Name des Nutzers in einer bestimmten Reihenfolge sowie ein technisches Grunddatenblatt, auf welchem die Verbrauchserfassungsgeräte den Nutzern zugeordnet und die weiteren Daten festgehalten sind. Eine computergesteuerte Abrechnung genügt im Regelfall (vgl. LG Detmold, Az. 2 T 438/85). Anderenfalls muss sie „zweckmäßig und übersichtlich“ gestaltet sein, sodass ein Mieter sie gedanklich als auch rechnerisch überprüfen kann (vgl. BGH, Az. VIII ZR 298/80, NJW 82, 573). Fehlt hier etwas oder ist die Abrechnung trotz allem nicht nachzuvollziehen, bleibt die Forderung ihrerseits nicht fällig. Sie können lediglich innerhalb der Abrechnungsfrist noch Korrekturen vornehmen. Geht es hier lediglich um einen Zahlendreher oder einen Rechnungsfehler, sei eine Korrektur in eingeschränkter Form auch danach noch möglich (vgl. BGH, WuM 2009, 42).

3. Fehlende oder fehlerhafte Einteilung in Nutzergruppen

Wenn in einem Gebäude unterschiedliche Messsysteme für Wärme vorhanden sind, schreibt die Heizkostenverordnung zwingend eine Trennung in Nutzergruppen vor.

4. Falsche oder fehlende Ablesewerte

Die vorhandenen Messausstattungen werden jährlich einmal abgelesen. Bei Mieterwechsel ist eine Zwischenablesung vorgeschrieben. Die Jahresablesung ist rechtzeitig, also 10 – 14 Tage vorher anzukündigen.

5. Umlage falscher Kostenarten

In der Verordnung sind die Kostenarten einzeln genannt, die im Rahmen der Abrechnung auf den Nutzer verteilt werden dürfen.

6. Fehlerhafte Kostenabgrenzung

In der Abrechnung dürfen nur die Kosten erscheinen, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind.

7. Normen werden nicht eingehalten

Der Abrechnungszeitraum darf zwölf Monat nicht überschreiten, der verbrauchsabhängige Anteil der Kosten darf 70 Prozent nicht überschreiten.

8. Keine Übereinstimmung von Ablese- und Abrechnugszeitraum

Zum Ende des Abrechnungszeitraumes hat grundsätzlich eine Ablesung zu erfolgen. Endet der Abrechnungszeitraum zum 31.12. ist dies häufig zeitlich schwierig. Erkundigen Sie sich, inwieweit eine frühere oder etwas spätere Ablesung bei den Geräten in Ihren Häusern zu Abweichungen führen kann.

9. Mietvertragliche Vereinbarung wird nicht berücksichtigt

Wenn die Verbrauchsanteile höher als 70 Prozent veranschlagt werden sollen, muss eine Klausel im Mietvertrag dies ausdrücklich festlegen.

10. Wichtige Zeiträume werden nicht beachtet

Bei Neubauten muss die Bauaustrocknung berücksichtigt werden. Meistens erfolgt hier ein pauschaler Abzug von den Gesamtkosten. Leerstandszeiten von Wohnungen dürfen nicht zu Lasten der übrigen Nutzer gehen.

11. Verjährungsfristen aus Sicht des Vermieters

Wurde die Heizkostenabrechnung korrekt und innerhalb der Frist erstellt und zugestellt, so verjährt die Forderung nach drei Jahren. Sie beginnt mit Ende des Jahres, in welchem sie fällig wurde. Für die Heizkostenabrechnung 2013 bedeutet das, dass die Verjährung mit dem 01. Januar 2018. Hemmen können Sie diese Frist dadurch, indem Sie die Nachforderung einklagen. Alternativ kann auch ein Schuldanerkenntnis verlangt werden, wo besondere Zahlweisen mit dem Mieter vereinbart werden. Werden Teilzahlungen geleistet, gilt dies als eine Art Anerkennung und hemmt die Verjährung.

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